Nextcloud für Vereine und Privatpersonen

WordPress, Elementor, Plugins, SEO, Erfahrungsberichte und mehr

Warum eine Cloud für den Verein

Bei insgesamt 17 Jahren im Vorstand verschiedener Vereine wurde mir bewußt, dass die Organisation in vielen Vereinen einfach schlecht ist. 

Man hat heute zwar viele Möglichkeiten diese zu verbessern, aber es wird oft einfach nicht gemacht. Die Vorstände wechseln immer wieder, jeder hat seine eignene Vorstellungen und meist ich auch niemand da, der das Ganze – falls eine Plan für eine Digitalisierung besteht – umsetzen kann. Viele denken es ist zu kompliziert und man braucht einfach Leute, die fachlich im Bereich EDV gut ausgebildet sind. Dies ist beim Vorstand aber oft nicht nicht der Fall. Die meisten betreiben ihr Amt ehrenamtlich und nebenher, da wird so eine Planung eben extrem schwierig. 

Außerdem beansprucht die Vorstandsarbeit eben oft viel Zeit, da erscheint die Umsetzung auf eine digitale Verwaltung als eine hohe Hürde. 

Um den Verwaltungsaufwand so gering wie möglich zu halten, ist es daher sinnvoll, eine übersichtliche Datenstruktur zu schaffen. 

Dabei wollen wir helfen. 

 

Eine Cloud-Lösung muss her!

Papierdokumente in Ordnern zu benutzen ist enorm zeitintensiv und umständlich, wenn es doch so viel einfachere Möglichkeiten gibt.

Eine Cloud-Lösung muss her!

Kein Ausdrucken mehr, kein versenden eines Entwurfs per email mehr. Unterlagen für eine Vorstandsitzung sind immer vorhanden, Dateien gehen nicht auf USB-Sticks oder einem defekten Rechner verloren. So wird das Arbeiten an Dokumenten von verschiedenen Standorten aus möglich, die Dateien werden einfach zentral abgelegt und die Personen, die sie benötigen können von verschiedenen Standorten mit Handy, Laptop, Rechner oder Tablet darauf zugreifen, Das ganze noch kostengünstig, sicher (DSGVO-Konform) und OpenSource.

Ebenso muss die Ablage kritischer und personenbezogener Dokumente beachtet werden.

Was wird organisiert

Um die Anforderungen unserer Arbeitsgruppen im Verein zu erfüllen, nutzen wir die folgenden Komponenten:

  • Dokumente, Tabellen, Termine: Nextcloud, Paperless-ngx
  • Bilder und Fotos: Nextcloud, Photoprism
  • Mitglieder : Listen, Telefonnummer, Status etc
  • Gemeinesames arbeiten: Nextcloud (CollaboraOffice)
  • Kommunikation
    • Intern: (Newsletter-)Verteiler, E-Mails und für einzelne Gruppen den Messenger Signal
    • Außen: E-Mails mit eigener Domain (bspw. @solawi-sind-wir.de)
  • Vereinstreffen: Nextcloud (Talk)
  • Website: Internauftritt (WordPress)

Vorteile mit Nextcloud

  • Alle Daten sind zentral abgelegt und können jederzeit eingesehen und bearbeitet werden
  • Klare Strukturen
  • Kein Datenverlust durch private Rechner, Festplatten usw. (Ein sicheres Backup ist natürlich Pflicht)
  • Zugriff von überall über Browser, App oder Desktop-Client
  • Durch Tools erweiterbar
  • Kann von der Leitung her ohne Aufwand angepasst werden
  • Integration anderer Dienste (Dokumentenmanagement, Bilderspeicher etc) meist ohne Probleme möglich
  • Ein einheitlicher Server für alle Dienste (Nextlcoud, Webseite, DMS, Bilder etc) vereinfacht das Backup.
  • Kostengünstig und sicher

Dateien

Nextcloud bietet für Dateien einen universellen Dateizugriff und die Synchronisierung. Der mobile Zugriff ist durch die Verwendung von Browser, Apps oder Desktopclient immer und von überall aus möglich.Außerdem stehen sehr fein einzustellbare Zugriffskontrollen zur Verfügung und machen die Anwnedung deshalb sehr sicher.

Officefunktionalität

In Nextcloud sind verschiedene Office-Suiten enthalten. Damit können sie die gespeicherten Dateien problemlos ansehen und sogar gemeinsam bearbeiten. Egal ob Text, Tabelle oder Präsentationen. Und da die Dateien immer online auf dem Server gespeichert werden, geht ihnen auch nichts mehr verloren.

Erweiterungen

Je nach Anforderung kann Nextcloud kostenfrei um Module erweitert werden. Ob Wiki, Kanban, Notizen, Aufgabenorganisation – es gibt noch unzählige weitere Anwendungen, die einfach und schnell in die Cloud mit aufgenommen werden können.

Talk

Auch Chats und Videokonferenzen sind mit Netcloud möglich durch das Module Talk. Hierbei ist zu beachten, dass für Videokonferenzen mit mehr als 5 Teilnehmern die Anforderungen höher sind und einmalig mit einem Installationasaufwand gerechnet werden muss.